[MIEUX S’ORGANISER] #6 – Utiliser les procédures et les modèles pour gagner en temps et en efficacité

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Episode #6 – Série de podcasts [Mieux s’organiser]

La semaine dernière on a vu ensemble comment gérer ses emails de manière efficace sans diminuer la qualité des réponses attendues de votre part. Dans cet épisode, on va parler de l’utilité des procédures et des modèles pour gagner en productivité et en cohérence.

Alors, c’est vrai, quand on parle de procédures ou de gestion documentaire, c’est rarement l’enthousiasme des foules. Ce n’est certes pas un sujet sexy, mais cela fait partie des indispensables si vous voulez mieux vous organiser au travail.

En effet, il n’y a rien de pire que d’être hyper productif dans l’exécution de ses tâches et ensuite de perdre du temps pour des choses aussi triviales que la recherche d’un fichier mal rangé ou encore d’être obligé de refaire une présentation de A à Z à chaque fois.

Entrons dans le vif du sujet ! La gestion documentaire se compose de 3 éléments, sur lesquels vous pouvez « jouer » pour gagner encore en productivité :

• Le classement de vos documents
• Les modèles (ou « templates»)
• Les procédures.

Et chacun de ces éléments poursuit un objectif précis, pour vous mais aussi pour toute personne de votre service ou extérieure :

• Permettre de retrouver facilement les documents
• Gagner du temps en utilisant des modèles pour ne pas réinventer la roue à chaque fois
• Faciliter la reprise ou accélérer l’exécution de certaines tâches.

La « bonne » façon de classer vos documents

Comme pour les emails (dont je parle dans le podcast 5 de la série), la première composante d’un bon classement de vos documents commence par un titre explicite. C’est-à-dire qu’il doit indiquer clairement le contenu du document, sa date de création et son numéro de version et – si besoin – l’instance durant laquelle il a été utilisé (comité de projet, réunion d’équipe…). Comme aujourd’hui le classement est le plus souvent numérique, avec un titre adéquat, vous retrouverez à coup sûr un fichier en faisant une recherche.

La seconde composante est le classement en lui-même. Il n’y a pas de méthode de classement idéale, cela dépend de votre activité. Mais il y a tout de même 2 règles d’or à suivre :

• Ne vous lancez pas dans une arborescence de fichiers trop complexe en démultipliant le nombre de sous-dossiers. Un classement à 2, maximum 3 niveaux, est normalement suffisant pour s’y retrouver
• Ne copiez jamais un même fichier à 2 endroits différents. Si effectivement un fichier peut appartenir à 2 dossiers, utilisez la fonction « raccourci » pour le second.

Enfin, dernière composante : la sauvegarde de vos documents. Normalement chaque entreprise a un système de sauvegarde quotidienne automatique. Mais attention, pour ceux qui ont l’habitude de stocker temporairement des fichiers sur leur bureau de leur ordinateur. Les sauvegardes automatiques ne prennent en compte que les fichiers stockés dans « mes documents » ou sur les répertoires de la société. En cas de problème, vous perdrez tous les fichiers placés sur le bureau. En plus, c’est toujours plus efficace de ranger immédiatement les fichiers dans le bon dossier et, s’il s’agit d’une version « brouillon » indiquez-le simplement dans le titre et dans le corps du document.

Cas particulier : si vous êtes solopreneur, prenez aussi l’habitude de sauvegarder tous vos documents de manière régulière (bimensuelle ou mensuelle) sur un disque dur externe ou via un service de cloud.

Du bon usage des modèles

Très souvent, on se retrouve à refaire des présentations ou des rapports de A à Z au lieu de capitaliser sur l’existant. Le fait d’utiliser des modèles est un gain de temps énorme et devrait être votre priorité plutôt que de changer de design au gré de vos envies.

D’abord, il est très probable que votre entreprise ait déjà défini une charte graphique. Pensez à l’utiliser !

Ensuite pour les différents types de documents que vous pouvez avoir à rédiger, vous en avez déjà probablement formalisé plusieurs. Servez-vous en pour être la base de vos nouveaux documents. Si jamais ce n’est pas le cas, commencez dès maintenant – au fur et à mesure que vous créez des documents – à vous constituer votre base de modèles dans laquelle vous pourrez piocher par la suite.

Si, pour certains documents, vous avez réellement besoin de nouveaux designs, n’hésitez pas à chercher sur Internet pour trouver de nouvelles idées ou de nouveaux modèles. Mais ne systématisez pas cette pratique ! Votre objectif en utilisant des modèles est double : gagner du temps et présenter des documents ayant une certaine cohérence pour en faciliter la compréhension (rien n’est plus désagréable par exemple qu’un support de comité dont le format et la structure changent à chaque instance).

Enfin, spécifiquement pour les tableaux Excel, il peut être nécessaire d’inclure dans chaque fichier un onglet explicatif pour en faciliter l’usage à d’autres personnes. Cet onglet peut expliquer par exemple : la source des données utilisées, les formules utilisées, les cases contenant les variables, le code couleur appliqué…

Procédures : des outils indispensables

La rédaction de procédures est le plus souvent considérée comme un exercice rébarbatif, voire inutile. En fait, avoir une procédure est réellement ce qui fait la différence entre une personne organisée et un touriste !

Une procédure n’a pas nécessairement besoin d’être un roman pour être pertinente. Au sens « large », une procédure peut aussi se faire sous forme de mode opératoire (avec des captures d’écran pour expliquer l’utilisation d’un outil pas à pas) ou encore sous forme de checklist ou de schéma. L’objectif est que, grâce à elle (quel que soit son format), vous puissiez déléguer la tâche concernée à une autre personne ou, pour les tâches les plus exceptionnelles, que vous soyez sûr de suivre toutes les étapes (cela arrive que pour les actions récurrentes mais à périodicité longue, on perde beaucoup de temps à se remémorer les différentes étapes).

Evidemment, il faut appliquer aux procédures les bonnes pratiques de titre des documents, mais aussi inclure à l’intérieur des informations complémentaires telles que : la date, le périmètre d’application, le rédacteur, le numéro de version.

Si vous n’avez pas ou peu de procédures, ne vous lancez pas bille en tête dans un chantier « procédures » en une seule fois. Profitez des prochaines fois où une action pouvant être documentée doit être effectuée pour rédiger la procédure correspondante dans la foulée. D’ici quelques mois, vous aurez votre base complète (comme pour les modèles de documents).

Voilà, c’était les quelques techniques que je voulais partager avec vous sur l’utilité d’une bonne gestion documentaire pour votre organisation au travail.

Cet épisode était le dernier de cette série « Mieux s’organiser au travail », j’espère qu’elle vous a plu et que vous y aurez trouvé des techniques et astuces pour gagner en efficacité et en productivité au quotidien. Comme toujours, avant de se quitter, rappelez-vous que pour vous aider vous pouvez télécharger gratuitement l’extrait du livre « Mieux s’organiser au travail » ou téléchargez la fiche outil « Se fixer ses objectifs » en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Enfin, si vous voulez continuer à vous développer professionnellement, vous trouverez sur la chaîne la série « Agir » qui vous aidera à passer à l’action et à rester motivé jour après jour pour progresser sur vos projets.

A bientôt !