[MIEUX S’ORGANISER] #4 – Rendez vos réunions réellement productives

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Episode #4- Série de podcasts [Mieux s’organiser]

La semaine dernière on a vu ensemble comment organiser concrètement vos journées de manière efficace et simple.

Dans cet épisode, on va parler des réunions, un fléau chronophage et une grande source de perte de temps dans beaucoup d’entreprises. En effet, le nombre de réunions auxquelles on assiste a augmenté de manière exponentielle ces dernières années. C’est un mal qui touche tous les secteurs d’activité et, si vous voulez reprendre la main sur votre gestion du temps, vous devez vous atteler à faire en sorte que vos réunions soient pertinentes et productives.

Evidemment, vous devez aborder le problème sous 2 angles :

• Les réunions dans lesquelles vous êtes simple participant
• Celles dont vous êtes l’organisateur.

Avant d’aller plus loin, rappelons d’abord les différents objectifs que peut avoir une réunion :

• Prendre une décision
• Coordonner un projet
• Informer sur des sujets stratégiques
• Produire des livrables (pour un atelier de travail)
• Gérer un service
• Éventuellement former des collaborateurs

L’objectif de la réunion conditionne bien sûr le format et les profils des participants.

OK, commençons d’abord par parler des réunions auxquelles vous participez. Vous pensez peut-être que vous avez peu de marge de manœuvre sur celles-ci, mais vous avez tout de même quelques techniques pour faire en sorte que cela soit productif pour vous.

Et ça commence dès la réception de l’invitation à une réunion : vous n’êtes absolument pas obligé d’accepter toutes les invitations qui vous sont faites ! Aujourd’hui, pour les emails comme pour les réunions, il est courant de solliciter un très grand nombre de personnes. Si ce travail n’a pas été fait par l’organisateur, c’est à vous de déterminer l’intérêt de votre présence à cette réunion, pour vous et pour le sujet dont il est question

Normalement, la plupart des informations dont vous avez besoin pour décider d’assister ou non à une réunion se trouvent dans l’invitation et l’ordre du jour. Si ce n’est pas le cas, posez-vous ces quelques questions (et, au besoin, posez-les à l’organisateur) :

• Quel est l’objectif de la réunion ?
• Quel est l’ordre du jour ? tous les points me concernent-ils ?
• En fonction de ces points, ma présence est-elle indispensable ? Si oui, puis-je me faire replacer par une autre personne ? Laquelle ?
• Y aura-t-il un compte-rendu de diffusé ? Ne serait-ce pas suffisant pour moi de le recevoir plutôt que de participer ? Si oui, demandez à être mis en copie.

En fonction des différentes réponses à ces questions, décidez si vous allez participer, vous faire remplacer ou décliner l’invitation. Si vous décidez de participer, soyez réellement présent et montrez l’exemple par votre implication :

• Avant la réunion, lisez les documents préparatoires (s’il y en a) et collectez les informations nécessaires à votre participation active
• Pendant la réunion, ne lisez pas vos mails, prenez position quand c’est nécessaire et, si besoin, donnez un coup de main à l’animateur pour remettre la réunion sur les rails si les participants disgressent, c’est aussi dans votre intérêt. Et, surtout, cela permettra d’éviter un classique des réunions à savoir ne prendre comme unique décision que celle de refaire une autre réunion pour décider.
• Après la réunion, vérifiez les actions dont vous avez la charge dans le compte-rendu, menez-les à bien et informez-en l’organisateur et, éventuellement, les autres participants concernés.

Lorsque vous êtes l’organisateur d’une réunion, vous avez beaucoup plus de latitude, donc à vous de mettre en place toutes les actions nécessaires pour qu’elle soit productive et pertinente pour tous.

Pour vous aider à le faire, vous pouvez vous aider de l’acronyme NASAC, pour :

• Nécessité
• Anticipation
• Support
• Animation
• Compte rendu

La première chose à déterminer est : est-il réellement nécessaire de faire une réunion ? L’objectif que vous avez ne pourrait-il pas être atteint par d’autres moyens : rendez-vous bilatéraux, communication par email ou téléphone, rapports… etc. En effet, on a trop souvent le réflexe de programmer une réunion sans réellement se poser pour savoir si c’est la meilleure solution.

Si, effectivement, une réunion est nécessaire, essayez d’anticiper au maximum sa programmation en lançant les invitations, en définissant l’ordre du jour et en informant les participants du travail préparatoire à faire (s’il y en a) dès que possible. N’oubliez pas d’inclure dans votre invitation, les différents moyens de se connecter pour les participants à distance.

Ensuite, en fonction de l’objectif de votre réunion, vous devez définir si un support est nécessaire pour le bon déroulé de la réunion. Si oui, assurez-vous de le préparer suffisamment en avance pour pouvoir l’envoyer au moins 2 jours avant la date de la réunion. C’est un minimum si vous voulez que les participants arrivent avec un minimum de connaissance du sujet et non en touristes. C’est aussi à ce moment que vous devez décider si la diffusion d’un compte-rendu sera nécessaire à l’issue de la réunion.

Pour l’animation à proprement parler de la réunion, l’exemplarité est de mise : commencez et finissez à l’heure, assurez-vous de traiter tous les points prévus à l’ordre du jour et de limitez les digressions. Le temps de chacun est précieux.

Enfin, si un compte-rendu est diffusé, récapitulez en fin de réunion toutes les actions décidées durant la session, les personnes responsables et les dates d’échéance afin que chacun sache ce qu’il a à faire et puisse réagir en direct si besoin. Ces éléments seront la base du compte-rendu que vous diffuserez dans les 2 jours suivants la réunion.

Dans tous les cas, que vous soyez participant ou organisateur, il vous incombe de suivre les actions qui vous auront été attribuées en réunion. En sus, si vous êtes l’organisateur, vous devrez aussi vous assurer de faire le suivi et la relance si besoin des autres participants sur leurs actions.

Je voudrais aussi partager avec vous un cas particulier : celui des réunions que vous organisez pour une prise de décision. Dans ce cas de figure, il est essentiel que vous n’attendiez pas la réunion pour avancer sur la prise de décision. Pourquoi ? Parce qu’espérer faire prendre une décision collective, acceptée par tous, sur une réunion d’une heure est utopique si vous n’avez pas préparé le terrain en amont. Ce serait un peu vite oublier la propension de chacun à :

• Disserter longuement sur un sujet sans pour autant arriver à une décision claire et partagée,
• Profiter de la présence d’un public pour affirmer ses positions et mettre en œuvre des jeux de pouvoir, en lien ou non avec l’objet de la réunion,
• Se laisser, parfois, porter dans le sens du vent en dépit de ses convictions profondes.

Ainsi, en allant rencontrer chaque personne décisionnaire en amont de la réunion pour valider sa décision, vous vous éviterez autant que possible des surprises désagréables le jour J. Bien sûr, ces entretiens peuvent se faire dans un cadre informel : café, déjeuner… L’essentiel est d’anticiper le plus possible les éventuels problèmes qui pourraient freiner la prise de décision le jour de la réunion.

Voilà désormais, vous avez toutes les clés pour rendre vos réunions plus productives !

Avant de se quitter, rappelez-vous que, pour vous aider, vous pouvez télécharger gratuitement l’extrait du livre « Mieux s’organiser au travail » ou téléchargez la fiche outil « Se fixer ses objectifs », dont vous trouverez les liens dans la description du podcast. Si vous avez aimé cet épisode, n’hésitez pas à cliquer sur « j’aime » et à vous abonner à la chaîne.

Dans le prochain épisode (qui sera en ligne la semaine prochaine) on va parler de comment mieux gérer ses emails pour ne pas être submergé chaque jour par leur nombre.

On se retrouve la semaine prochaine !