[MIEUX S’ORGANISER] #5 – Gérer ses emails de manière efficace et sans stress

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Episode #5 – Série de podcasts [Mieux s’organiser]

La semaine dernière on a vu ensemble concrètement comment, en quelques étapes, rendre vos réunions plus productives.

Dans cet épisode, on va parler d’une méthode simple pour mieux gérer vos emails et gagner en efficacité sans diminuer la qualité des réponses attendues de votre part.

En 2018, selon le site www.arobase.org, 88 emails sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur.[1] ça fait, en moyenne, 11 emails reçus et 4 emails envoyés par heure !

Et si vous ne savez pas combien de temps vous passez par jour sur votre messagerie, l’Observatoire sur la Responsabilité Sociétale des Entreprises (ORSE) indique en 2011 que 56% des utilisateurs consacrent plus de 2 heures par jour à la gestion de leur boîte de réception.[2]

Si vous voulez vous attaquer aux activités chronophages de votre journée, impossible donc de ne pas chercher à améliorer la gestion de votre messagerie !

L’augmentation récurrente du nombre d’emails échangés a donc engendré un monstre qui occupe beaucoup trop de notre temps au travail et cela, sans diminuer le reste des missions qui nous incombe.

De plus, on le sait, les interruptions intempestives que représentent les emails ont un coût très élevé en matière de productivité.

Seulement voilà, la plupart du temps on se sent « obligé » – à tort ou à raison – de traiter tous ces emails et chacun y va de sa méthode personnelle, soit en s’y consacrant dès le début de la journée, soit au passant son temps à vérifier sa boîte de réception (l’ORSE indique que les salariés estiment la consulter environ 1 fois par heure, alors que les observations montrent qu’ils le font environ toutes les 5 minutes ! [3]).

Si l’usage de l’email en entreprise a eu beaucoup d’effets bénéfiques (rapidité de communication, simplicité des échanges), il présente aussi beaucoup d’effets secondaires plutôt néfastes :

• Il n’y a plus de notion réelle d’urgence, les salariés ressentent un sentiment d’urgence permanent, une d’obligation à répondre immédiatement
• Une accélération des rythmes de travail (en lien aussi avec l’arrivée des PC portables et des téléphones mobiles) et l’intrusion dans la vie privée
• Une dégradation de la communication (avec désormais une communication principalement écrite par email).

Et tous ces éléments ont pour impacts au quotidien :

• Une baisse de productivité liée aux interruptions constantes
• La systématisation de l’email comme choix de communication au détriment d’autres canaux qui pourraient être plus adaptés : face-à-face, téléphone… (choix de la solution de facilité, sans quitter son bureau)
• Une méconnaissance des règles d’un bon usage de l’email en entreprise (et même si certaines entreprises ont développé une charte, finalement peu de salariés la respectent, ni même la connaissent).

Pour pallier tous ces aspects négatifs et refaire de la gestion de vos emails un moment productif et qualitatif, vous pouvez mettre en place 4 actions concrètes.

La première, et la plus extrême pour beaucoup d’entre nous, est de désactiver les notifications de votre messagerie. Vous savez, cette petite enveloppe et l’extrait du mail qui s’affiche en bas de votre écran alors que vous êtes en train de faire autre chose…

Vous pensez que cela n’a pas d’effet ? Détrompez-vous, même si vous n’ouvrez pas le mail pour le lire en entier, des études indiquent qu’après cette notification, vous allez avoir besoin de 64 secondes pour vous re-concentrer. 1 minute ? Ça va, ce n’est pas beaucoup vous me direz… mais rappelez-vous combien d’emails vous recevez par heure : 11, ça fait plus d’une heure de concentration de perdue dans votre journée ! Alors, faites de premier pas et retirer les notifications de votre messagerie, vous verrez qu’avec la deuxième action dont je vais vous parler tout de suite vous ne louperez pas d’emails importants.

La seconde action est de changer votre fonctionnement par rapport à votre messagerie. Et pour cela, il faut revenir aux fondamentaux : une boîte mail est la version moderne d’une boîte aux lettres. Et franchement, quand vous êtes chez vous, est-ce que vous sortez vérifier votre boîte aux lettres toutes les 5 minutes ? Non ! Alors c’est vrai que le facteur ne passe qu’une fois donc ce n’est pas nécessaire d’y aller plus souvent. Mais vous comprenez la métaphore.

En étant en veille constante d’arrivée de nouveaux messages, vous n’êtes réellement disponible pour rien d’autre et surtout, vous êtes uniquement en réaction. Vous n’êtes plus maître de votre temps et de ce à quoi vous le consacrez, vous êtes la merci des exigences des autres (ceux qui vous envoient ces emails). Donc, pour reprendre la main sur votre temps et vos missions, je vous conseille de mettre en place des sessions de consultation / réponse de votre messagerie à heures fixes.

L’idéal est d’en placer 2 dans votre journée et, surtout, de ne pas commencer par cela si vous passerez la matinée à répondre aux sollicitations des autres plutôt que de vous concentrer sur votre propre travail. En général, les positionner en fin de matinée, vers 11h00, et en milieu d’après-midi, vers 16h00, est un bon compromis pour ne pas louper d’informations importantes et avoir le temps nécessaire pour y répondre si besoin.

Parce qu’avec ce sentiment d’urgence permanent, on oublie souvent qu’en fait la plupart des messages peuvent avoir un délai de réponse d’une ½ journée sans problème. Bon, si vraiment c’est trop difficile pour vous de vous tenir à 2 sessions, vous pouvez commencer par 3, mais ne les positionnez pas à votre arrivée le matin !

Si jamais, vos interlocuteurs habituels vous font des remarques sur votre réactivité, n’hésitez pas à les informer de vos nouvelles pratiques de gestion d’emails et à les rassurer sur le fait qu’ils auront bien une réponse mais en fonction de vos sessions de consultation / réponse. Certaines personnes l’indiquent même au bas de leur email après leur signature. A vous de voir si c’est acceptable dans votre organisation.

Maintenant que vous avez cadré les moments où vous traitez vos emails et limité les interruptions, les 2 prochaines actions que je vous propose se concentrent sur les bonnes pratiques de gestion des emails : leur rédaction, leur traitement et leur classement.

Donc votre troisième action sera d’appliquer quelques bonnes pratiques dans la rédaction de vos emails :

• Mettre un objet clair (donc pas de réutilisation d’un vieux mail)
• S’exprimer de manière polie et professionnelle (bonjour, merci, cordialement… vous ne parleriez pas en face-à-face avec une personne sans appliquer ces règles, c’est la même chose pour un email)
• Ne pas mettre en copie toute la planète (choisir de manière délibérée les seuls interlocuteurs concernés et utiliser à bon escient le champ « copie »)
• Faire des messages courts et donner du contexte
• Eviter les accusés de réception ou de lecture (de toute façon votre interlocuteur peut les refuser et ça crée un climat de défiance pour une valeur toute relative).

Enfin, rappelez-vous que selon le type d’informations, vous pouvez utiliser d’autres canaux de communication, plus adaptés : le face-à-face ou le téléphone. Pour des échanges ne nécessitant pas de trace écrite, un coup de fil est souvent bien plus efficace !

D’ailleurs, si un échange d’emails sur un même sujet dure plus de 3 messages c’est souvent le signe que le canal de communication n’était pas adapté au départ, donc déplacez-vous pour voir la personne ou prenez votre téléphone.

Enfin, quatrième action, pour vous permettre d’avoir une boîte de messagerie bien gérée, vous devez mettre en place une méthode de traitement et de classement de vos emails.

Déjà vous pouvez optimiser vos sessions de consultation / réponse aux emails en créant des règles automatiques dans votre messagerie :

• Pour archiver automatiquement les emails génériques (newsletters…) dans un dossier dédié. Ainsi, vous pourrez les consulter lorsque vous en avez besoin sans pour autant être pollué par ceux-ci.
• Pour « classer » dans une couleur spécifique les emails dont vous êtes directement destinataire. Ceux dont vous êtes uniquement en copie peuvent vous intéresser, mais ne nécessitent en général pas d’intervention de votre part. Ainsi, en identifiant ceux dont vous êtes destinataire, vous pourrez les traiter en premier tout en gardant les autres emails pour une lecture rapide quand vous aurez le temps de le faire.
• Pour attribuer aussi une couleur spécifique aux interlocuteurs haut gradés, cela vous permet d’identifier d’un seul coup d’œil leurs demandes

Ensuite, lors de vos sessions de consultation / réponse, vous pouvez suivre cette chronologie en 3 étapes :

1. Commencez par traiter les emails dont vous êtes directement destinataire. S’ils sont nombreux (> 10), faites un premier tri via une lecture rapide dans l’aperçu du mail (contenu, expéditeur, objet)
2. Ensuite, traitez ceux des personnes de niveau hiérarchique élevé
3. Puis, faites une première lecture rapidement des emails restants (contenu, expéditeur, objet) et estimez leur degré d’urgence, et donc le délai de réponse dont vous disposez.

Rappelez-vous, vous disposez de plusieurs options pour traiter un email : répondre tout de suite (lors de votre session en cours), répondre lors de votre 2^ème session de la journée (en l’incluant dans votre liste des tâches du jour) ou encore répondre plus tard (en le planifiant dans votre plan d’action).

Par ailleurs, si vous pensez que votre interlocuteur attend une réponse rapide de votre part et que, pour une raison quelconque, vous ne pouvez lui répondre tout de suite, envoyez-lui un bref email pour accuser réception de la demande et, si c’est possible, lui indiquer un délai de réponse. Ça évitera que vous perdiez tous 2 du temps sur des relances.

Enfin, vous devez élaborer un système de classement de vos emails. Là, pas de méthode applicable à tous, c’est à vous de déterminer le classement le plus pertinent par rapport à votre activité. Toutefois, vous pouvez adopter ces 2 principes :

• Tout email lu ne nécessitant pas d’action de votre part ou dont l’action (réponse ou autre) a été effectuée doit être immédiatement classé dans le dossier approprié
• Votre classement doit au maximum être de 2 niveaux (1 dossier principal, plusieurs sous-dossiers), à 3 niveaux cela commence déjà à être difficile de s’y retrouver.

L’objectif que vous pouvez vous donner est de ne pas avoir plus de 10 à 15 messages dans votre boîte de réception (qu’ils soient en attente de traitement ou de votre prochaine session de consultation / réponse). Ça vous paraît difficile ? Vous allez voir qu’en appliquant les 4 actions que nous avons vu ici, vous pourrez y arriver.

En choisissant vos créneaux de consultation / réponse aux emails, vous reprenez la main sur votre temps ce qui va vous permettre de gagner en concentration et de travailler de manière plus productive.

Et vous verrez que désormais vous vous sentirez plus serein en ouvrant votre boîte de réception et surtout plus efficace dans le traitement de vos emails.

Cet épisode a été un peu long que d’habitude, mais le sujet méritait bien cela, avant de se quitter rappelez-vous que, pour vous aider, vous pouvez télécharger gratuitement l’extrait du livre « Mieux s’organiser au travail » ou téléchargez la fiche outil « Se fixer ses objectifs », dont vous trouverez les liens dans la description du podcast. Si vous avez aimé cet épisode, n’hésitez pas à cliquer sur « j’aime » et à vous abonner à la chaîne.

Dans le prochain épisode (qui sera en ligne la semaine prochaine) on va voir comment les procédures et une bonne gestion documentaire peuvent faciliter votre vie professionnelle au quotidien (alors oui, ça ne sonne pas très « sexy », mais ça peut réellement vous faire gagner en efficacité !).

On se retrouve la semaine prochaine !

[1] https://www.arobase.org/actu/chiffres-email.htm

[2] https://www.orse.org/nos-travaux/pour-un-meilleur-usage-de-la-messagerie-electronique-dans-les-entreprises

[3] Idem