[MIEUX S’ORGANISER] #3 – Comment organiser concrètement vos journées de travail ?

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Episode #3 – Série de podcasts [Mieux s’organiser]

La semaine dernière, dans le second épisode, nous avons vu ensemble comment définir vos objectifs et les décliner en plan d’action réaliste.

Dans cet épisode, on va voir comment organiser concrètement vos journées pour les rendre plus productives et faire en sorte qu’elles soient réellement au service de vos objectifs (et non une course sans fin pour répondre aux sollicitations des autres). On va donc parler de :

• Comment répartir vos différentes activités dans la journée
• Comment gérer les imprévus pour qu’ils ne fichent pas en l’air toute votre organisation
• Et comment faire une liste des tâches simple et faisable

Tout d’abord sachez que vous ne pouvez pas minuter toute votre journée et vous y tenir. Ce n’est pas humainement possible ! Et c’est, le plus souvent, lié à 2 choses :

• Vous ne pouvez pas anticiper les imprévus. Et c’est certain vous en aurez !
• En général, nous sommes très mauvais pour estimer le temps que va nous prendre la réalisation d’une tâche !

Pour organiser vos actions tout au long de votre journée vous devez tenir compte de vos éventuelles contraintes :

• Vos horaires d’arrivée et de départ
• Les réunions ou rendez-vous que vous déjà acceptés dans la journée
• Les actions de votre plan d’action qui arrivent à échéance.

En fonction de ces contraintes, vous pouvez mixer deux techniques pour travailler plus efficacement tout au long de votre journée :

• Déterminer la chronologie de vos actions, en commençant la journée les actions prioritaires et en faisant au fur à mesure de la journée les actions de moindre importance
• Regrouper vos activités de même nature (emails, appels, compte-rendu…).

Pour être sûr d’effectuer dans la journée les tâches qui sont les plus importantes pour vous, il faut commencer votre journée par vos tâches prioritaires. Et ça implique bien évidemment de ne pas commencer votre journée par la lecture de vos emails. C’est une erreur qu’on commet tous. Le problème de commencer en traitant ses mails, c’est qu’on se retrouve à la merci des demandes des autres au lieu de travailler sur nos objectifs. À partir de là, c’est l’engrenage toute la journée et nous sommes en réaction et… pouf ! nos actions prioritaires sont reléguées au second plan. Et on ne commence à travailler vraiment dessus que lorsqu’on a éventuellement un peu de temps en fin de journée.

Si les demandes qui vous sont faites par mail sont si urgentes, croyez-moi leurs auteurs viendront vous voir ou vous appelleront. Je ne dis pas que vous ne devez pas traiter vos emails, mais de le faire de manière productive et pas en sautant sur votre boîte de réception à chaque fois qu’une notification s’affiche (d’ailleurs une astuce très simple est de désactiver les notifications).

L’idée est de ne pas commencer les autres actions dont vous avez la charge avant d’avoir accompli toutes les tâches prioritaires que vous avez défini pour cette journée.

Ensuite pour gagner en productivité, et ne pas sauter d’une activité à l’autre toute la journée, il est très vraiment efficace de regrouper les activités par nature : emails, appels, compte-rendu. Le fait de regrouper vous permet d’abattre plus de travail que si vous faisiez chaque activité de manière morcelée. Et comme on n’a pas la même énergie à chaque moment de la journée, essayez donc de déterminer les moments où vous en avez le plus pour les réserver à vos actions prioritaires qui demandent de la concentration et de la réflexion. En général, nos pics d’énergie se situent le matin avant 11h00 et l’après-midi à partir de 15h00 mais ça dépend de chaque personne, prêtez attention au moment où vous êtes le plus performant dans la journée pour y placer vos actions prioritaires.

Les moments où vous avez moins d’énergie (souvent après le déjeuner ou en fin de journée), utilisez les pour les tâches moins exigeantes, comme le traitement des emails ou les appels. L’idéal pour gérer vos emails est de prévoir 2 sessions de consultation / réponse dans la journée, à heures fixes. Par exemple : en fin de matinée et en milieu d’après-midi.

Comme vous le savez, il y a toujours des imprévus dans votre journée, que ce soit des éléments extérieurs qui ont un impact sur votre charge de travail ou des personnes qui vous sollicitent. De manière générale les imprévus représentent 20 à 30 % du temps de travail de votre journée. Vous devez donc en tenir compte et gardez du temps disponible pour y répondre lorsque vous préparez votre liste des tâches. L’idéal est de garder des plages de disponibilité dans votre journée pour gérer les imprévus. Évidemment vous ne pourrez pas savoir quand est-ce qu’ils vont arriver, mais gardant des zones tampon vous pourrez déplacer vos différentes tâches dans la journée pour les absorber.

Si vous êtes souvent sollicité par des collègues ou des collaborateurs, n’hésitez pas à garder des plages dédiées pour répondre à leurs questions et à les informer des horaires où vous êtes disponible. Le mieux est de faire en sorte que ce soit toujours au même moment pour que les gens prennent l’habitude de venir vous voir à ce moment-là.

Maintenant, mettons le hola sur une croyance forte dans l’entreprise et dans notre culture du « tout, tout de suite » : vous n’êtes pas obligé d’accepter et de traiter toutes les demandes que l’on vous fait immédiatement ! Vous avez 4 options de réponses possibles :

• Si ça prend moins de 5 minutes faites-le tout de suite (de toute façon on vous a déjà interrompu)
• Si ça prend moins de 30 minutes, faites-le dès que vous aurez terminé ce que vous êtes en train de faire
• Si cela prend moins de 2h, voyez avec la personne le délai acceptable pour répondre à sa demande et quelles sont ses attentes précises (et intégrez cette action dans votre plan d’action avec une échéance)
• Si cela prend plus de 2h, revoyez la planification de vos actions pour intégrer cette demande. Si besoin n’hésitez pas à demander un arbitrage à votre manager sur les priorités.

Toutes ces actions que l’on vous demande doivent être en lien avec vos objectifs donc posez-vous bien la question pour chaque demande de l’objectif poursuivi, du délai et des moyens nécessaires pour l’exécuter. Et si ce n’est pas aligné, refusez (poliment bien sûr).

Maintenant parlons de comment établir une liste des tâches pour la journée.

Je l’ai déjà dit et je le répète (car, pris dans le feu de l’action, on peut vite l’oublier) : votre priorité est de travailler sur les actions en lien avec vos objectifs. Donc ne commencez pas la journée en consultant vos mails car la plupart d’entre eux sont liés aux objectifs des autres et non aux vôtres !

Je vous conseille de commencer la journée par 2 actions :

1. Vérifiez rapidement votre agenda pour identifier les réunions et rendez-vous que vous avez déjà planifié dans la journée. Le but est de vous assurer que vous avez tous les éléments nécessaires pour y assister de manière constructive (ou d’annuler si ce n’est pas le cas). Dans ce cas, demandez tout de même à être inclus dans la liste de diffusion du compte-rendu.
2. Faites la liste des tâches de votre journée (toujours en lien avec vos objectifs).

Votre liste des tâches est une déclinaison de votre plan d’action. Pour la faire, vous sélectionnez donc les actions sur lesquelles vous souhaitez travailler aujourd’hui et vous les décomposez en tâches (si nécessaire).

• Commencez donc pas faire une liste rapide de toutes les tâches que vous prévoyez pour la journée (en pensant bien à inclure vos réunions, rendez-vous, plages de disponibilité et sessions de consultation/réponse aux mails).
• Ensuite pour chaque tâche, estimez sa durée et sa priorité (en les numérotant de manière chronologique).
• Une fois que c’est fait, faites le total de toutes les durées et regardez si c’est réaliste par rapport avec votre temps de travail prévu sur la journée.

Si, comme la plupart des gens, vous surestimez toujours ce que vous pouvez faire en une journée, cette façon de procéder vous permettra ensuite de faire un arbitrage par rapport à la priorité donnée à chaque tâche pour ne garder que celles que vous pourrez effectivement faire le jour même.

Essayez aussi d’avoir au maximum 2 ou 3 « grosses » tâches dans votre liste et ensuite uniquement des plus petites. Si vous mettez trop de « grosses » tâches vous ne pourrez pas toutes les mener à bien dans la journée.

Une fois que votre liste est réaliste, commencez par vos « grosses » tâches (de 1 à 3) et essayez de les finaliser dans la matinée.

Avec ces techniques, vous devriez abattre plus de travail dans la journée et surtout plus de travail pertinent, car en lien avec vos objectifs. Il n’y a rien de plus déprimant à la fin de la journée que de ne pas savoir sur quoi on a réellement passé notre temps et de voir qu’il nous reste encore la moitié de nos tâches à faire et de les remettre au lendemain. Ça, c’est la garantie d’une « to-do list » qui ne se termine jamais !

En plus de cette gestion au jour le jour, je vous conseille aussi de faire une revue hebdomadaire de vos actions ça vous permettra de faire le bilan de l’avancement de vos objectifs sur la semaine passée et d’anticiper et de préparer l’activité de la suivante.

J’espère que vous vous sentez prêt à optimiser vos journées et votre productivité pour être sûr de travailler dans le sens vos objectifs. Avant de se quitter, rappelez-vous que, pour vous aider, vous pouvez télécharger gratuitement l’extrait du livre « Mieux s’organiser au travail » ou téléchargez la fiche outil « Se fixer ses objectifs » en cliquant sur les boutons ci-dessous.

Dans le prochain épisode (qui sera en ligne la semaine prochaine) on va parler d’un mal qui ronge toutes les entreprises : les réunions, et de comment en tirer le meilleur parti que vous soyez organisateur ou participant.

On se retrouve la semaine prochaine !