[MIEUX S’ORGANISER] #2 – Déclinez vos objectifs en plan d’action réaliste

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Episode #2 – Série de podcasts [Mieux s’organiser]

La semaine dernière, dans le premier épisode de la série on a évoqué une notion fondamentale à savoir que pour mieux gérer son temps il faut connaître ses objectifs. Pourquoi ? Parce que pour bien gérer son temps il faut savoir ce sur quoi il est important qu’on le passe.

Dans cet épisode, pour qu’il ne dure pas 3 heures, je vais partir du principe que vous savez définir vos objectifs en suivant la méthode SMART, en vous assurant que ceux-ci sont bien sous votre contrôle. Si vous n’êtes pas sûr de suivre la bonne méthode, je vous invite à écouter le podcast 1 de ma série « Agir ». 

Connaître ses objectifs, c’est la base d’une bonne organisation. Mais ce n’est pas suffisant, parce que cela ne vous dit pas comment vous allez les atteindre. Et c’est le but de votre plan d’action !

Un plan d’action à quoi ça sert ? Ça vous permet de vérifier que vos objectifs sont réalistes par rapport à vos ressources (en termes de temps, de compétences, d’énergie et de budget). Ça vous permet aussi de savoir où vous en êtes dans l’atteinte de vos objectifs et de corriger le tir si nécessaire et enfin ça vous permet de savoir concrètement quoi faire au quotidien (via votre liste des tâches) pour progresser.

Il est important de se rappeler un plan d’action est quelque chose de vivant. L’idée n’est pas de le définir une fois pour toute et ensuite de laisser « moisir » dans un tiroir. Ça doit être un outil quotidien, que vous adaptez en fonction du contexte, de votre progression et de l’évolution de vos objectifs. Concrètement votre plan d’action doit décrire le chemin et les étapes que vous devez parcourir pour passer de votre situation actuelle à l’atteinte de vos objectifs.

Il doit aussi vous permettre d’anticiper les éventuels écueils que vous pourriez rencontrer car, bien souvent, les objectifs que l’on se fixe nécessitent des apprentissages de notre part, le plus souvent lié à de nouvelles compétences (développer son réseau, accroître son expertise, augmenter sa visibilité, mieux gérer son temps…etc.). En réfléchissant aux obstacles qui vous attendent – pour atteindre vos objectifs – vous pouvez ainsi déterminer quelles sont les actions correctrices à mettre en œuvre en cas de problème.

Avant de vous expliquer comment définir votre plan d’action, je voudrais faire un rappel important sur la distinction entre objectifs, actions et tâches. Parce que ce n’est souvent pas très clair et l’articulation entre ces 3 notions va vous aider à avoir plan d’action efficace. Votre objectif c’est la cible que vous souhaitez atteindre, le résultat final. Une action c’est ce que vous faites pour atteindre cet objectif, c’est-à-dire que chaque objectif doit être découpé en plusieurs actions. Et enfin une tâche représente les différents éléments qui composent chaque action. La différence principale entre une action et une tâche est qu’une tâche ne peut pas être décomposée, c’est le niveau de détail le plus fin possible. Si je prends un exemple, votre objectif pourrait être « d’augmenter votre chiffre d’affaire de 5 % pour le produit X sur le premier trimestre ». Une des actions pour atteindre cet objectif, ça pourrait de « mettre en place une campagne de publicité pour le produit X ». Et enfin les différentes tâches pour mener à bien cette action pour être par exemple : « rédiger le brief de la publicité pour l’agence », « faire un appel d’offre pour choisir une agence », « lancer la campagne ». Dans cet exemple vous voyez bien que l’action « mettre en place une campagne de publicité » peut se diviser en plusieurs tâches et à l’inverse si je prends la tâche « rédiger le brief de la publicité » normalement je suis au niveau de détail le plus fin, c’est impossible de diviser encore cette tâche en plusieurs éléments.

OK, maintenant qu’on a vu ses 3 notions : objectifs, actions et tâches et comment elles s’articulent, voyons maintenant comment élaborer un plan d’action. Il y a deux étapes principales pour rédiger un plan d’action (pour rappel vous ne pouvez le faire qu’une fois que vous avez déjà défini vos objectifs) :

(1) Première étape : Listez toutes les actions que vous allez devoir mettre en œuvre pour atteindre votre objectif (ou plus simplement pour obtenir le résultat que vous souhaitez). C’est-à-dire listez toutes les étapes nécessaires pour passer de votre situation actuelle au moment où votre objectif sera atteint. Pour l’instant ne vous occupez pas de la chronologie des actions et faites juste une liste de tout ce qui vous vient. Selon que vous êtes plutôt papier ou numérique, faites ça sous forme de liste sur une grande feuille, dans un tableau Excel ou un document Word. Si assez rapidement vous n’avez plus d’idée d’actions, vous pouvez vous poser quelques questions pour vous aider en partant de ce que vous avez déjà listé : Quelle est l’étape suivante ? Pour accomplir cette action que dois-je faire ? Que dois-je avoir fait avant cette action ? Rappelez-vous que, comme son nom l’indique, une action doit être formalisée avec un verbe d’action. Si je reprends mon exemple précédent : « plan de la campagne » n’est pas une action. En revanche  » formaliser le plan de la campagne »,  » le présenter à la Direction » et « valider le budget » en sont.

À ce stade vous devriez déjà avoir une bonne liste. Passons maintenant à la seconde étape.

(2) Vous allez devoir définir l’ordre de vos actions. Si vous avez déjà une bonne vision de la chronologie, commencez directement à remettre les actions dans l’ordre sur votre liste. Si, au contraire, vous avez un peu de mal à définir l’ordre, n’hésitez pas à reposer les questions utilisées pour faire votre liste :  » par quoi dois-je commencer ? »,  » quelle est l’étape suivante ? », « pour accomplir cette action que dois-je faire ? »…etc.

Maintenant que vous avez votre liste d’actions rédigée de manière chronologique, il va falloir déterminer le délai nécessaire pour accomplir chaque action, sachant que si vous avez bien défini votre objectif de manière SMART, vous avez déjà le délai final de votre plan d’action, c’est celui de votre objectif.

Vous pouvez réfléchir de 2 manières :

• soit en partant du délai final et en travaillant de manière rétroactive, pour affecter une date de fin à chaque action
• soit en affectant un délai estimé à chaque action.

Dans les 2 cas, si ce sont des actions que vous n’avez pas l’habitude de faire, ça peut être un peu difficile d’en déterminer la durée. Essayez de voir, d’après votre expérience, si vous pouvez estimer une durée en fonction de tâches similaires que vous auriez déjà faites, des ressources dont vous avez besoin pour mener à bien l’action et du nombre de personnes impliquées, parce qu’en général plus il y a de personnes impliquées, plus l’action prend du temps.

Maintenant, il ne vous reste plus qu’à formaliser votre plan d’action dans un document qui vous permettra de le suivre au jour le jour et de l’adapter en fonction du contexte et de l’évolution de vos objectifs. De manière classique, un plan d’action est présenté sous forme de tableur, Excel ou autres, avec différentes colonnes pour contenir les informations clés : L’objectif concerné, les différentes actions, la durée de chaque action, la date de début et la date de fin et le statut de l’action (par exemple : Action non initiée, en cours, clôturée, abandonnée). Pour les dates de début et de fin, rappelez-vous, que votre plan d’action s’insère dans votre vie quotidienne avec toutes les autres actions que vous avez déjà. Donc même si vous avez prévu une durée de 2 jours pour exécuter une action, vous mettrez peut-être effectivement deux jours pour la faire mais ces 2 jours seront probablement étalés sur une grande période. Tenez-en compte lorsque vous déterminez les dates de début et de fin de chaque action. La période entre les deux est souvent beaucoup longue que la réelle durée d’exécution de l’action.

Et voilà c’est fini ! En fait… non pas tout à fait. C’est vrai que la plupart des gens s’arrêtent là. Mais il manque encore quelque chose, c’est un contrôle de cohérence pour être sûr que la date d’atteinte de votre objectif est vraiment réaliste. Pour ça vous devez revoir votre plan d’action pour vérifier que si vous mettez toutes vos actions bout-à-bout vous arriverez à compléter votre plan dans le délai imparti. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez : soit revoir les délais des différentes actions, soit revoir la date d’atteinte de votre objectif. Gardez tout de même en tête qu’on est généralement très mauvais dans nos estimations, on croit toujours pouvoir faire plus de choses qu’on ne croit dans le délai qu’on s’est fixé. Dans le doute, revoyez plutôt la date d’atteinte de votre objectif.

Comme je l’ai dit au début de l’épisode, un plan d’action est quelque chose de vivant : Vous devez donc en faire un suivi régulier de manière mensuelle, ou a minima trimestrielle.

N’oubliez pas que chacun de vos objectifs doit faire l’objet d’un plan d’action. Donc, refaites l’exercice autant de fois que nécessaire pour avoir un plan d’action pour chacun de vos objectifs. Je vous conseille tout de même de centraliser tous vos plans d’action en un seul pour faciliter le suivi plutôt que de démultiplier les documents.

Alors ça paraît un peu long comme ça, mais faire ces deux étapes pour chacun de vos objectifs ne devrait pas vous prendre plus de 2 heures. C’est du temps bien investi pour en gagner par la suite.

J’espère que vous vous sentez prêt à rédiger dès maintenant votre plan d’action pour atteindre vos objectifs. Avant de se quitter, rappelez-vous que vous pouvez télécharger gratuitement l’extrait du livre « Mieux s’organiser au travail » ou téléchargez la fiche outil « se fixer des objectifs », dont vous trouverez les liens dans la description du podcast. Si vous avez aimé cet épisode, n’hésitez pas à cliquer sur « j’aime » et à vous abonner à la chaîne.

Dans le prochain épisode (qui sera en ligne la semaine prochaine) on va parler de comment organiser vos journées et vos tâches quotidiennes pour travailler de manière efficace et progresser dans votre plan d’actions. On se retrouve la semaine prochaine !